Comment manager une équipe projet ?

La réussite d'un projet découle en grande partie des compétences du manager qui en a la charge et de la qualité de son équipe. Or le chef de projet exerce un type particulier de management, car contrairement à un responsable de service, il est dépourvu de véritable autorité hiérarchique sur son équipe.

Quelles sont les singularités d'un tel management ? Quels sont les leviers pour manager une équipe projet ?

Les spécificités du management d'une équipe projet 

• Absence de relation d'autorité fonctionnelle : les membres de l'équipe ne sont généralement pas sous la responsabilité fonctionnelle du chef de projet. C'est une difficulté, car le manager de projet n'a pas d'autorité directe sur ses collaborateurs. Il doit donc exercer une influence reposant sur son leadership. D'autre part, les tâches menées au sein de l'équipe projet viennent en concurrence avec les missions "cÅ“ur de métier" de chacun. Le chef de projet doit ainsi faire preuve d'une forte compétence en termes de négociation pour obtenir de la part des membres de son équipe des créneaux dédiés au projet. Au demeurant, la négociation démarre dès la constitution de l'équipe afin d'obtenir les talents indispensables pour traiter le sujet donné. Une communication étroite et continue avec les responsables des services concernés par une délégation de ressources s'impose.
• Une équipe transversale : il s'agit d'une agrégation de compétences provenant d'horizons différents. Le challenge est de faire coopérer des profils qui ne parlent pas forcément le même langage, appartiennent à des cultures différentes et ont des intérêts et préoccupations qui leur sont propres. Par exemple - sans tomber dans la caricature, manager une équipe constituée d'informaticiens et de commerciaux. On voit bien ici que, lors des réunions de travail en commun, le manager va devoir s'employer à tempérer des profils plutôt volubiles et accompagner à s'exprimer d'autres, généralement moins extravertis. Constituer une équipe équilibrée est essentiel, tant dans les compétences (techniques, fonctionnelles) que dans les personnalités.
• Une durée de vie limitée : le projet par essence possède une date de début et une date de fin. Cette particularité offre l'avantage de créer les conditions d'un challenge. Un souffle d'air dans les missions routinières des collaborateurs.

Comment animer une équipe projet ?

Créer un esprit d'équipe

Dès la constitution du groupe, le premier enjeu pour le manager de projet est de transformer la somme des individualités en un collectif performant, soudé.

Cet impératif passe par la définition précise et claire de rôles et de responsabilités pour toute l'équipe. Chacun doit savoir ce qu'il doit faire et ce que font les autres. Le périmètre d'action de chaque membre de l'équipe est connu de tous.

Le ciment du collectif repose sur l'établissement de règles de fonctionnement et de valeurs associées : transparence, partage, respect. Une équipe performante évolue dans une ambiance de confiance mutuelle. Le sentiment d'appartenance émerge avec la prise de conscience de la place que tient chaque membre du groupe dans le collectif.

Pour renforcer la cohésion de l'équipe, il convient de fixer un horizon, un but commun. Et traduire ce but en objectifs SMART, engageants, collectifs et individuels. Puis organiser de brèves rencontres pour faire le point sur l'avancement de chacun. L'esprit d'équipe se cultive !

En outre, une animation efficace crée des conditions favorables pour l'instauration d'une dynamique créatrice de valeur.

Maintenir les collaborateurs impliqués

Pour éviter les baisses de régime, rien ne vaut une succession de petits challenges. D'où l'importance de découper le projet en plusieurs phases et en fixant des objectifs à atteindre pour chaque étape. Cette organisation présente l'avantage de maintenir une tension constante tout au long de l'avancée des travaux. Le but n'étant pas, bien évidemment, de pressuriser ses collaborateurs, mais obtenir une implication forte et un effort constant.

À faire : ne pas hésiter à célébrer la fin des étapes clés. Des mini-événements qui contribuent à nourrir l'engagement des membres de l'équipe.

Communiquer encore et encore

Un défaut de communication peut mettre en péril un projet. La circulation de l'information est importante pour maintenir toute l'équipe à jour des derniers faits. Le manager, quant à lui, se doit de se tenir informé des avancées concrètes sur le terrain, mais aussi des difficultés rencontrées par les membres de son équipe, des doutes qui émergent... Ces éléments ne s'expriment souvent qu'à travers des échanges en face à face. Ainsi, pour maintenir un canal de communication efficace, une bonne pratique consiste à mettre en place les conditions d'un feedback permanent : réunions (constructives) régulières, écoute active, partages...

Pour renforcer vos compétences de manager de projet, emlyon business school propose une formation pour développer ses compétences de pilotage d'équipe projet (prochaine session du 18 au 20 décembre 2019).

Article redigé en partenariat avec Manager-Go.