Passer au 100% online sans rupture : récit d’une bascule

Accompagner les organisations dans leur processus de transformation et de développement a toujours été la vocation d’emlyon business school. Dans ce contexte de crise, toutes les équipes d’emlyon business school adressent aux entreprises partenaires leur message de soutien, et se mobilisent plus que jamais pour assurer la continuité des activités engagées et mettre à leur service nos expertises. Retour sur les dispositifs mis en place par l’école.

Objectif : assurer la continuité des activités

Poursuivre l'activité pédagogique en préservant la santé de tous,  c’est le défi que relève aujourd’hui notre école.
Alors que des centaines d’étudiants fréquentaient le vendredi 13 mars les 3 campus d’emlyon business school, ces mêmes campus se trouvaient déserts dès le lundi. Pourtant, la continuité pédagogique a été assurée, et les étudiants, qu’ils soient en formation initiale ou continue,  ont pu dès le lundi 16 mars poursuivre leurs enseignements, cette fois à distance.

Comment s’est déroulée cette transition ?

Tout d’abord, cette crise a été anticipée : une cellule dédiée au Covid-19, créée en amont, a permis de gérer cette transition et d’assurer la continuité pédagogique. La conciergerie pédagogique d’emlyon business school, service support pour les activités d’enseignements à distance, a joué un rôle clé, en se mobilisant pour gérer le passage d’un mode en majorité présentiel à un mode 100% online.

Dès la deuxième semaine, pas moins de 1775 cours ont été dispensés en online, soit  plus de 3700 heures, et plus de 65 000 connexions au cours ont été enregistrées, avec un suivi journalier sur la qualité des outils et la satisfaction des étudiants.

Les services proposés aux étudiants, diplômés et entreprises, pris en charge par le Career Center, font partie intégrante de ce plan de continuité.

“En temps normal, la majorité de nos activités sont mises en œuvre en face à face ; nos outils, pratiques et modes de fonctionnement sont donc adaptés à cette modalité. Nous avons dû réagir très vite pour basculer toutes nos activités en mode 100% online. La présence de la cellule dédié Covid-19 et l’aide de la conciergerie pédagogique ont été déterminantes”, témoigne Caroline Guery, Career Center Manager.

Continuité de l’accompagnement carrières : des consultants fortement impliqués

Préparer les étudiants au marché de l’emploi et leur donner toutes les chances de réussite demeure la mission principale du Career Center, avec différents dispositifs dont des ateliers animés par des consultants carrières. 
Proposés habituellement en face-à-face avec des groupes de 20 à 40 participants, ces ateliers ont été proposés dès le lundi 16 mars en vidéo-conférence, via l’application Zoom.“Nous avons réajusté le contenu pédagogique et le format. D’abord en faisant des groupes plus restreints, de 20 étudiants, pour mieux correspondre au mode distanciel. Mais aussi en travaillant avec nos consultants sur des formats plus courts et interactifs. La proximité et la relation de confiance nouée depuis des années avec nos consultants carrières a été ici déterminante. Sans leur implication et le travail de l’équipe, il n’aurait pas été possible de nous adapter aussi rapidement.”, analyse Caroline Guery.

En effet, sur la semaine du 16 au 20 mars, première semaine de confinement, 379 étudiants ont pu bénéficier de conseils et d’accompagnement, 19 cours carrières ont pu se dérouler et 51 heures de formation ont été données, avec l'implication de 6 consultants carrières.

« Cela s'est déroulé de façon extrêmement fluide, nous n’avons pas eu le moindre accroc avec ce nouveau mode, même en étant 20 participants sur la visio ! J’ai même dit à mes étudiants, sur le ton de la plaisanterie, qu'ils participaient presque plus qu'en classe normale !”, témoigne Lucas, un consultant carrières.

Continuité du suivi des stagiaires : informer et s’adapter

La recherche de stage est habituellement une activité qui demande beaucoup d'investissement et qui est souvent stressante pour les étudiants. Avec la crise sanitaire et ses conséquences en terme de restrictions de circulation à l’international, les étudiants étaient très anxieux : “« Mon entreprise a décidé de me basculer en télétravail, est-ce qu’elle en a le droit ?», “Une entreprise peut-elle annuler ma convention de stage ?”....Les demandes d’étudiants étaient -et sont encore- nombreuses, c’est pourquoi une communication aux étudiants a été adressée dès le lundi 16 mars pour leur donner les “règles du jeu” concernant les modalités de stage et leur adresser des recommandations pour leurs recherches.“Nous avons aussi fortement communiqué vers les employeurs, ce qui a été très apprécié” souligne Caroline Guery. Un défi en terme d'adaptation, dans un contexte sans cesse en mouvement : “La situation sanitaire s'améliorant en Chine, nous avons eu une forte hausse des demandes de convention de stage avec la Chine de la part de nos étudiants Chinois”’

Continuité des événements employeurs : les étudiants et les entreprises jouent le jeu

Oliver Wyman, Bain & Company, McKinsey & Company… L’école organise avec les cabinets en stratégie et management des entretiens individuels et conférences afin d’accompagner les étudiants du Programme Grande École vers les carrières d’excellence dans le conseil en stratégie.

Dès le 5 mars, ces dispositifs ont été basculés en distanciel, afin que le service soit maintenu pour les étudiants : par exemple, une conférence prévue avec le cabinet de conseil en stratégie Oliver Wyman, s’est finalement déroulée via l’application Zoom, avec des intervenants prenant la parole depuis leur domicile : “La conférence s’est parfaitement déroulée. Il y a même eu plus de questions qu’en présentiel via le chat. C’est une belle réussite car cela montre que nous avons pu avec notre partenaire nous adapter au contexte, mais aussi car cela nous permet de réfléchir pour expérimenter et déployer d’autres modes et formats”, reconnaît Arthur Walus, Corporate Relations & Career Center Manager.

Comment les formations sur-mesure se sont adaptées à ce contexte ?

Du côté des formations sur-mesure, le basculement pour les entreprises vers un mode de travail inconnu, ou du moins jamais expérimenté à ce niveau, a bouleversé les plannings et les opérations. Sans évoquer les entreprises ayant dû recourir au chômage partiel, le passage en télétravail de beaucoup d’entreprises a nécessité la réorganisation des outils de travail et des pratiques collaboratives des salariés : explosion de l’usage des outils de vidéo-conférence et de chats, hausse de l’usage de l’email...Un changement pas toujours évident pour des salariés isolés à leur domicile, avec pour certains des enfants en bas âge à gérer en plus du travail. Un élément capital de gestion du temps : parvenir à trouver un rythme journalier, avec des rituels et un programme prédéfini.

C’est dans ce contexte que les formations sur-mesure proposées par emlyon business schoolont pu se poursuivre« Les dispositifs pédagogiques proposés habituellement en présentiel ou en blended learning, ont tout de suite migré vers un mode 100% online, tout en garantissant le plus haut niveau de qualité. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour identifier les modes opératoires les plus pertinents et les mettre en œuvre dans les meilleures conditions, parfois pour des communautés de plusieurs centaines de participants. Cela nous a permis d’assurer avec succès la continuité de projets à forte valeur ajoutée pour plusieurs entreprises.Nous nous appuyons sur le savoir-faire de nos équipes projets et développement, de nos professeurs et intervenants, et de notre équipe expérience clients. Le fort soutien de la Direction des Ressources Digitales d’emlyon nous a donné l’agilité et la réactivité nécessaires. » indique Romuald Gallet, Directeur du développement emlyon executive education.

Business games pour les managers de la société SOCOTEC (organisme de certification spécialisé  dans la  construction et l’équipement), formation au leadership pour les consultants et managers de Capgemini... “Nous avons revu le format de notre business game : passer de deux jours pleins à 4 demi-journées, utilisation de l’application Zoom pour les classes virtuelles et les briefs, de docusign pour faire remplir les feuilles d’émargement” témoigne Sébastien Didier, Development Manager programmes de formation sur-mesure à emlyon business school. “Nous avons également enregistré tous les debriefs, afin que les personnes ayant des problèmes de connexions ou d'indisponibilités  puissent consulter le contenu de manière différée”.

D’autres entreprises telles que Safran, Enedis, Renault Trucks…ont pu également poursuivre les sessions de formation programmées pour leurs collaborateurs grâce aux solutions online mises en place.

Un lien social conservé

Si l’on pourrait avoir tendance à penser que le distanciel possède un côté déshumanisant, les retours d’expériences des formateurs et participants prouvent le contraire. Dans cette période d’isolement social pour beaucoup de personnes, le maintien de la formation à distance permet aux salariés qui en bénéficient d’utiliser ce temps pour développer leurs compétences métiers mais aussi relationnelles et émotionnelles. “Les rendez-vous que nous avons mis en place pour notre client possèdent un rôle social important dans un contexte où les salariés sont à leur domicile”, constate Thomas Misslin, Client Project Manager programmes de formation sur-mesure à emlyon business school.

En recréant un espace d'apprentissage, un rituel programmé, mais aussi un lieu d’échanges entre collègues et avec les consultants, les dispositifs de formation online apportent donc aux salariés et aux entreprises un triple avantage, celui du développement des compétences, d’un maintien du rythme journalier ainsi que celui d’un liant social.

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